Una reunión es una actividad que se genera en una situación
de grupo, en un momento y espacio determinados y que tiene un objetivo
específico.
Por lo tanto, una reunión de trabajo son aquellas que están
destinadas a tomar decisiones y/o resolver problemas.
En cualquier trabajo las reuniones son importantes ya que
conectan al trabajador con la dirección de la empresa, estableciendo una comunicación
de reciprocidad entre ambos. Con todo ello, las posibilidades de mejora de la
actividad, así como de los beneficios para el trabajador aumentan.
Consiste en preparar la reunión, la cual incluye el
temario, preparación del material de la reunión y la convocatoria.
Para llevar a cabo una buena preparación es necesario tener
en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Quién organizará la reunión?
- ¿Cuál va a ser el tema?
- ¿Cuáles son los objetivos para la reunión?
- ¿Quiénes serán los participantes?
- ¿Dónde se organizará la reunión?
- ¿Cuándo se convocará?
- ¿Cómo se convocará a los participantes?
- ¿Cuántos participantes asistirán?
- ¿Cuánto tiempo durará?
Una reunión se puede
dividir en tres fases:
Primera fase: el antes. La preparación de la reunión.
Segunda fase: el durante. La realización de la reunión.
Tercera fase: el después. Las actividades posteriores.
Antes de las reuniones
de trabajo
Una de las maneras de prevenir algunos de los problemas que
dificultan el desarrollo de reuniones de trabajo eficaces, es su preparación.
Este es el momento de pensar sobre cómo pueden manejarse las situaciones que
puedan surgir durante la reunión.
- Planificar la reuniones de trabajo. Planificar los aspectos
más importantes, incluyendo la identificación del objetivo, participantes,
programa de la reunión y su duración.
- Confeccionar y revisar la agenda. Quién hará qué, así como
conectar con los miembros que han de realizar aportaciones en algún punto del
orden del día y asegurar que preparen su intervención.
- Planear estrategias para equilibrar la participación. El
líder deberá preparar la estrategia a seguir para que la participación sea
equilibrada.
Durante las Reuniones
de Trabajo
La planificación ya ha sido completada, la convocatoria ha
sido enviada y el día de la reunión ha llegado. ¿Qué hay que hacer ahora?
- Puntualidad. Llegar temprano. Revisar el espacio físico.
Empezar puntualmente es el primer elemento de control a establecer. Con
frecuencia se tiene la tendencia a esperar a los rezagados. ¡No hacer eso
nunca! Finalizar también puntualmente.
- Romper el hielo. Las actividades que sirvan para “romper el
hielo” son especialmente efectivas al principio de la formación del equipo y
cuando la energía del grupo es baja.
- Organizar. No permitir que un elemento informativo se
convierta en tema de debate. Una vez que la reunión de trabajo empieza, todos
deben prestar el máximo de atención. Nadie debe abandonar la sala, a no ser por
un tema realmente urgente. Nadie debe interrumpir el trabajo del equipo. Estas
normas deben ser recordadas repetidamente.
- Revisar la agenda. Comenzar cada reunión con un breve
repaso a los puntos del orden del día. Este es el momento de añadir, eliminar o
modificar alguno de sus puntos, así como el tiempo estimado para tratar cada
uno de ellos.
- Estado de los objetivos. El líder tiene la opción de
presentar cuál es el estado actual de los objetivos de la reunión de trabajo,
como medio para centrar al grupo y dirigirlo hacia las metas.
- Solicitar contribuciones. El líder debe buscar las
contribuciones de los participantes a los temas tratados.
- Clarificar. Resumir los puntos de acuerdo y clarificar las
opiniones opuestas. Se debe estar seguro de que todos entienden lo mismo cuando
se expresan las posturas y puntos de vista.
- Mantener la atención. Durante las reuniones de trabajo, los
asistentes deben estar centrados en el tema que se trate en cada momento. No
hay que permitir largas pausas ni discusiones demasiado largas.
- Resumir y finalizar la reunión. Resumir los logros
alcanzados, las decisiones tomadas, qué temas han sido cerrados, relacionándolos
con los objetivos originales. Elaborar el acta de la reunión, que ha de ser
breve y operativa.
Después de las
Reuniones de Trabajo
Tras una reunión de trabajo, es conveniente plantearse
algunas cuestiones que permitan evaluarla con mayor profundidad y establecer
acciones de mejora.
- ¿Cómo transcurrió?
- ¿Se ajustó su desarrollo al orden del día?
- ¿Qué hay que hacer para la próxima vez?
- ¿Qué fue bien y qué no tan bien?
Fallas frecuentes de
las reuniones de trabajo
- Creer que todas las juntas son iguales
- Abusar del número
- Carecer de objetivos
- Prolongar la duración
- Convocar a las personas equivocadas
- Elegir un mal horario
- Desviarse del tema
